หลักการเขียนจดหมายภาษาอังกฤษ

By | September 1, 2014

ในบทเรียนนี้จะสอนถึงหลักของการเขียนจดหมายภาษาอังกฤษ ซึ่งครอบคลุมตั้งแต่การเขียนจดหมายธรรมดา ตลอดจนยังสามารถนำไปใช้ในการส่งอีเมล์ได้อีกด้วยเช่นกัน
หลักการเขียนจดหมายภาษาอังกฤษ

letter writing

สิ่งที่ผู้เขียนต้องระวังมากที่สุดในการเขียนจดหมายภาษาอังกฤษ คือรูปแบบจดหมายและภาษาที่ใช้ในการเขียนจดหมายซึ่งภาษาที่ใช้เขียนจดหมายรวมทั้งรูปแบบจดหมายจะมี 2 อย่างคือ

แบบเป็นทางการ (formal) และ แบบไม่เป็นทางการ (informal)

ถ้าเขียนจดหมายแบบเป็น ทางการภาษาที่ใช้รวมทั้งรูปแบบจดหมายก็ต้องใช้แบบเป็นทางการแต่ถ้าเขียนจดหมายแบบไม่เป็นทางการ จะใช้ภาษาและรูปแบบจดหมายง่ายๆ สบายๆ

จดหมายที่เป็นทางการ (formal letter) เช่น จดหมายธุรกิจ (business letter) หรือจดหมายสมัครงาน (application for a job) จะต้องประกอบด้วยส่วนต่างๆ ดังนี้

1. Return address คือที่อยู่ของผู้เขียนจดหมายซึ่งจะวางไว้มุมขวามือด้านบนของจดหมายโดยที่อยู่ของผู้เขียนจดหมายจะประกอบด้วยหมายเลขที่บ้าน ชื่อถนน ชื่อเมือง ชื่อรัฐ และรหัสไปรษณีย์ อาจจะใส่ comma (,) ทุกท้ายบรรทัดและใส่ full stop (.) ที่บรรทัดสุดท้ายก็ได้ แต่ไม่เป็นที่นิยมนักและที่สำคัญห้ามเขียนชื่อผู้เขียนจดหมายไว้ที่ return address

ตัวอย่าง
19/1 Pet-kasem Road
Nong khaem
Bangkok 10160

80 Green Road
Moseley
Birmingham
B13 9 PL

9 Britannia Road
IL ford Essex
IG1 2EQ U.K.

2. Date คือวันที่ๆ เขียนจดหมายซึ่งสามารถวางไว้ได้หลายที่ เช่น วางdate ไว้ใต้ return address หรือวาง date ไว้ใต้ชื่อที่พิมพ์ไว้ด้านล่างของจดหมาย

การเขียนวันที่มีด้วยกัน 2 แบบคือ แบบอเมริกันและแบบทั่วไป โดยการเขียนวันที่แบบอเมริกันจะวางเดือนไว้หน้าวัน

ตัวอย่าง
Month/day/year
March 12, 1998
January 10, 1990
12/6/95 = December 6, 1995
10/4/96 = October 4, 1996

อีกอย่างเป็นการเขียนวันที่แบบทั่วไป ซึ่งจะวางวันที่ (day) ไว้หน้าเดือน Day/month/year
12 march, 1992
10 April, 1994
5 January, 1998
12/6/95 = 12 June, 1995
10/4/96 = 10 April, 1996

หมายเหตุ: การเขียนวันที่ทำได้หลายแบบ เช่น
‘12.3.98’
‘12/3/98’
‘12 March 98’
‘March 12th, 1998’
‘March 12, 1998’

3. Inside address คือ ชื่อและที่อยู่ของผู้รับ โดยจะเขียนชื่อและที่อยู่ของผู้รับไว้ด้านซ้ายมือ ซึ่งอาจจะวางไว้บรรทัดเดียวกันกับวันที่ที่อยู่ด้านขวามือ หรือวางไว้ต่ำกว่าวันที่ก็ได้ inside address จะประกอบด้วย

ชื่อผู้รับ (title – name-last name)
ตำแหน่งงาน (job title)
ชื่อบริษัท (company name)
ชื่อถนน (street name)
ชื่อเมือง (city name)
รหัสไปรษณีย์ (zip code)

ตัวอย่าง
Mr. Roy Evans
Vice President of Operations
Inter Educational Services
1/12 Petchaburi Road
Bangkok 10400

Mr. R.C. Bushill
Personal manager
IWAKI (ENGLAND) Co., Ltd.
9 Britannia Road
Ilford Essex
IG1 2EQ U.K.

หมายเหตุ:
1. inside address จะใช้กับจดหมายที่เป็นทางการโดยเฉพาะจดหมายธุรกิจ
2. ในกรณีที่ส่งจดหมายสมัครงานถึงบริษัท ถ้าไม่ทราบชื่อผู้รับก็ให้ใส่เฉพาะตำแหน่งงาน

4. Greeting คือคำขึ้นต้นจดหมาย ซึ่งเป็นการทักทายถ้าเป็นการเขียน
จดหมายแบบเป็นทางการ greeting จะอยู่ในรูป Dear + title + last name
(กรณีที่รู้ชื่อผู้รับ)

ตัวอย่าง
Dear Mr. Maxwell :
Dear Mr. Komai :
Dear Miss Stephenson :
Dear Mrs. Bushill :

กรณีที่ไม่ทราบชื่อผู้รับและไม่ทราบด้วยว่าเป็นเพศหญิงหรือชาย greeting จะอยู่ในรูป

Dear Sir or Madam

กรณีที่เขียนจดหมายแบบไม่เป็นทางการ greeting จะอยู่ในรูป

Dear + name หรือ Dear + title

ตัวอย่าง
Dear John,    Dear Ladda,
Dear Mum,    Dear Grandpa,
Dear friend,    My dearest Supot,

ถ้าเริ่มต้นจดหมายด้วยการใช้ตำแหน่งและนามสกุล (title and surname) ของบุคคล เช่น ‘Dear Mr. Suriya’ เวลาลงท้ายจดหมายให้ใช้ ‘Yours Sincerely’ ถ้าใช้ ‘yours’ จะเป็นทางการน้อยกว่าอันแรก ถ้าเริ่มต้นจดหมายด้วย ‘Dear Sirs’ ให้ลงท้ายจดหมายด้วย ‘Yours faithfully’ ถ้าเป็นจดหมายส่วนตัวมักจะลงท้ายด้วย ‘Yours’ หรือ ‘Love

หมายเหตุ :
1. ภาษาอังกฤษแบบอเมริกัน มักลงท้ายจดหมายด้วย ‘Sincerely Yours’ หรือ ‘Very truly yours’
2. การเขียนจดหมายแบบอเมริกันมักใส่ colon (:) หลัง Dear… (Dear Mr. John:) ส่วนการเขียนจดหมายแบบอังกฤษจะใส่ comma หรือไม่ใส่อะไรเลย (Dear Mr. John, หรือ Dear Mr. John)

5. Body คือ ตัวจดหมายหรือเนื้อหาของจดหมาย ซึ่งจะบอกถึงวัตถุประสงค์ของการเขียนจดหมาย เนื้อหาของจดหมายจะมีความสำคัญมากกว่าส่วนอื่นๆ ของจดหมาย โดยปกติแล้ว ตัวหรือเนื้อหาจดหมายจะประกอบด้วย 4 ส่วนด้วยกัน

1. Opening คือ ส่วนที่พูดถึงเหตุผลว่าทำไมจึงเขียนจดหมาย
2. Purpose คือ ส่วนที่บอกถึงเป้าหมายที่เขียนจดหมายซึ่งเป็นการจัดหารายละเอียดของสิ่งที่กำลังเขียนว่าที่เขียนมามีเป้าหมายอะไร
3. Action คือ ส่วนที่บอกว่าจะดำเนินการอย่างไรหรือจะทำอะไรเป็นลำดับต่อไป
4. Polite Expression คือ ส่วนที่กล่าวขอบคุณผู้อ่าน

6. Closing คือ คำลงท้ายจดหมายซึ่งแบ่งออกเป็น 2 ชนิด คือแบบเป็นทางการ (formal) และแบบไม่เป็นทางการ (informal) ถ้าไม่รู้ชื่อผู้รับหรือเมื่อใช้ชื่อสกุลของผู้รับในการทักทาย (greeting) คำลงท้ายจะใช้แบบเป็นทางการหรือแบบ Standard ก็ได้ แต่ถ้าใช้ชื่อแรกของผู้รับในการทักทาย คำลงท้ายจะใช้แบบไม่เป็นทางการ ต่อไปนี้เป็นคำขึ้นต้น (ทักทาย) และคำลงท้าย ทั้ง 3 แบบ

Formal (เป็นทางการ)
คำทักทาย                   คำลงท้าย
Dear Sir or Madam :     Yours very truly,

Very truly yours,
Very sincerely yours,
Very cordially yours,
Sincerely yours,

Standard
คำทักทาย                  คำลงท้าย
Dear Mr.Tom :              Sincerely,
Yours sincerely,
Cordially yours,

Informal (ไม่เป็นทางการ)
คำทักทาย                 คำลงท้าย
Dear Joe,                       Sincerely,
Sincerely yours,
Cordially,
Yours truly,

หมายเหตุ : คำลงท้ายจดหมายนอกจากที่กล่าวแล้วยังมีคำว่า ‘love’ ซึ่งถ้าเป็นผู้หญิงใช้ ก็จะใช้ในการเขียนจดหมายส่วนตัว ถ้าเป็นผู้ชายใช้ก็จะใช้กับเพื่อนหญิงที่สนิทมากๆ หรือใช้กับญาติพี่น้อง คำว่า ‘yours’, ‘Best wishes’ และ ‘All the best’ ถ้าผู้ชายใช้จะใช้คำเหล่านี้ในการเขียนจดหมายส่วนตัว ถ้าเป็นผู้หญิงใช้ก็จะใช้ในการเขียนจดหมายถึงคนที่ตัวเองไม่ได้ชอบพอเป็นพิเศษส่วนคำว่า ‘lots of love’ ใช้ได้ทั้งชายและหญิง เมื่อเขียนจดหมายถึงเพศตรงข้ามที่ตัวเองชอบ (รัก) มากๆ(ชายเขียนถึงชายด้วยกันไม่ค่อยใช้คำนี้เพราะใช้ในเชิงชู้สาว)

7. Signature/Typed name คือ การเซ็นชื่อผู้เขียนที่ท้ายจดหมาย ถ้า จดหมายที่เป็นทางการจะมีชื่อที่พิมพ์และมีลายเซ็นด้วย ส่วนจดหมายส่วนตัวจะมีเพียงลายเซ็นหรือชื่อที่เขียน (ไม่ได้พิมพ์ชื่อ)

8. Envelope คือ การจ่าหน้าซองจดหมายโดยให้เขียนชื่อ นามสกุล และที่อยู่ให้ชัดเจน การจ่าหน้าซองจดหมายจะมี 2 ส่วน คือส่วนที่เป็นชื่อที่อยู่ของผู้รับ และส่วนที่เป็นชื่อที่อยู่ของผู้ส่งซึ่งทั้ง 2 ส่วนคล้ายกับ return address และ inside address

ส่วนต่างๆ ของจดหมาย
Return address

Date

Inside address

Greeting

Body

Closing

Signature

Typed Name

หมายเหตุ : ถ้ามีสิ่งที่ส่งมาด้วยให้ใส่ enclosure ถัดจาก Typed Name

จดหมายสมัครงาน
18/2 Pet-kasem Road
Nong Khaem
Bangkok 10160

March 20, 1998

Mr.Supot Suton
himan Resources Director
Nana Computer Company
19/1 Petburi Road
Rachatewee, Bangkok 10400

Dear Mr.Suton :

I am applying for the position of secretary which was advertised in the Bangkok Post of March 10.
I have enclosed my resume, and I would like to schedule an interview.
I will call you early next week.
I look forward to discussing this position with you.

Sincerely yours,

NIPONE NICK

จดหมายสอบถาม
18/2 Pet-kasem Road
Nong Khaem
Bangkok 10160

January 16, 1998 1

The Personal Manager
South-East Asia University
19/1 Pet – Kasem Road
Nong Khaem, Bangkok 10160

Dear Sir or Madam :

I should be grateful if you would send me information about the regulations for admission to South-East Asia University. Could you also tell me whether the university arranges accommodation for students?

Yours sincerely,

THANAPAN TONGYAI

หมายเหตุ : ถ้ากระดาษเขียนจดหมายมีชื่อที่อยู่ของบริษัทพิมพ์ไว้แล้ว ผู้เขียนไม่ต้องเขียน return address ซํ้าอีกเพียงใส่วันที่ก็พอ

Envelopes คือ ซองจดหมาย ในส่วนนี้จะพูดถึงการจ่าหน้าซองจดหมายการจ่าหน้าซองจดหมาย จะประกอบด้วยเนื้อหา 2 ส่วน คือ ชื่อที่อยู่ของผู้รับจดหมาย และชื่อที่อยู่ของผู้ส่งจดหมาย

ชื่อ-ที่อยู่ของผู้รับ จะประกอบด้วย
Title + First Name (หรือชื่อย่อ) + Last name
Job Title (ตำแหน่งงาน)
Company Name (ชื่อบริษัท)
Street Number + street Name (เลขที่และชื่อถนน)
City (เมือง) + Post Code (รหัสไปรษณีย์)

ชื่อ – ที่อยู่ของผู้ส่ง จะประกอบด้วย
First Name (หรือชื่อย่อ) Last Name
House number + Street
City + Post Code

ตัวอย่างการจ่าหน้าซองจดหมาย
South-East Asia university
19/1 Pet – Kasem Road
Nong Khaem
Bangkok 10160
Mr.Somchai Treetong
Director of Marketing
Sopa Printing Company
128/2 Phiboonsongkram Road
Muang, Nonthaburi 11000

หมายเหตุ :
1. ถ้าเป็นจดหมายที่เป็นทางการการจ่าหน้าซองจะใช้พิมพ์ (พิมพ์ดีดหรือพิมพ์ computer)
2. ถ้าเป็นจดหมายจากหน่วยงานของบริษัทชื่อและที่อยู่ของบริษัทจะพิมพ์ไว้ก่อนแล้ว
3. ถ้าเขียนจดหมายถึงคนที่พักอาศัยอยู่บ้านของคนอื่น (เป็นการพักชั่วคราว) ให้เขียนชื่อผู้รับจดหมายก่อน(ผู้ที่ไปพักอาศัย) แล้วบรรทัดถัดไปให้เขียน C/O(care of) ไว้หน้าชื่อของเจ้าของสถานที่ เช่น ถ้าจะส่งจดหมายไปหาคุณภาณุวัฒน์ ที่ไปพักอยู่กับคุณจำปาเป็นการชั่าคราว จะต้องเขียนจดหมายถึงคุณจำปาเพื่อฝากต่อให้คุณภาณุวัฒน์ โดยเขียนชื่อคุณภาณุวัฒน์ไว้บรรทัดแรกและเขียน C/O + ชื่อคุณจำปา ไว้บรรทัดที่ 2 เช่น

Mr. Panuwat Kanyanok
C/O Mr. Jumpa Dongyen
28/2 Wireless Road
Pathumwan, Bangkok 10330

ที่มา:นเรศ  สุรสิทธิ์
B.A.(English), M.A.(English)

สอนภาษาอังกฤษ